Obsah

Keď sa ma na úvodnej konzultácii niekto spýta „koľko nás to bude stáť“, takmer vždy má v hlave jedno číslo: cenu za papier. Lenže certifikát ISO 9001 nie je položka, ktorú si kúpite. Je to výsledok dvoch oddelených vecí, ktoré sa platia zvlášť a často aj rôznym subjektom. Kým to firma nerozlíši, porovnáva neporovnateľné ponuky a čuduje sa, prečo sa jedna líši od druhej o tisíce eur.

Poďme si to teda rozobrať tak, ako to v skutočnosti funguje, aj s reálnymi pásmami, nie s jedným marketingovým číslom, ktoré aj tak nikomu nesedí.

Cena má dve časti, ktoré spolu nesúvisia

Prvá časť je príprava systému manažérstva kvality. Sem patrí zmapovanie procesov, vypracovanie dokumentácie, nastavenie rizikového myslenia, zaškolenie ľudí a príprava na audit. Toto môžete spraviť interne, ak máte skúseného človeka, alebo s externým konzultantom. Je to tá časť, ktorú ovplyvníte najviac.

Druhá časť je certifikačný audit. Ten vykonáva akreditovaný certifikačný orgán, teda nezávislá tretia strana, ktorá vám certifikát vydá. Toto je regulovaná služba s vlastným cenníkom a konzultant ju za vás neurobí, ani by nemal, lebo certifikačný orgán musí byť nezávislý od toho, kto systém pripravoval. Sú to dve oddelené faktúry od dvoch subjektov.

Keď teda počujete „certifikácia od 1 500 eur“, takmer vždy ide len o jednu z týchto častí, vyčlenenú zo súvislostí. Reálny rozpočet zahŕňa obe.

Reálne pásma podľa veľkosti firmy

Tu treba povedať na rovinu: presnú cenu nikto neurčí od stola, lebo závisí od počtu zamestnancov, počtu prevádzok, zložitosti procesov a od toho, koľko už máte zdokumentované. Napriek tomu sa dajú uviesť pásma, ktoré u našich klientov sedia.

Pre firmu s 10 až 50 zamestnancami sa celkový náklad, teda príprava aj certifikačný audit dohromady, zvyčajne pohybuje v pásme 4 000 až 8 000 eur. Pre firmu s 50 až 150 zamestnancami je to skôr 8 000 až 12 000 eur. Menšie firmy s jednoduchými procesmi sa môžu dostať aj nižšie, pretože ISO 9001 sa dá implementovať v zúženom rozsahu, dokumentácia býva štíhla a celé to zaberie aj len štyri až šesť mesiacov.

To, čo cenu reálne hýbe, nie je veľkosť sama o sebe, ale pripravenosť. Firma, ktorá má procesy aspoň čiastočne zdokumentované a vedenie, ktoré sa do toho zapojí, zaplatí menej a skončí skôr. Firma, ktorá začína od nuly a berie to ako nutné zlo na papieri, zaplatí viac, a čo je horšie, skončí so systémom, ktorý nikto nepoužíva.

Náklad, ktorý sa do ponuky nezmestí

Je jedna položka, ktorú vám žiadny konzultant nedá do cenovej ponuky, a pritom býva väčšia než jeho faktúra: čas vašich vlastných ľudí.

Systém manažérstva kvality nemôže vzniknúť tak, že ho niekto napíše za zatvorenými dverami a odovzdá vám zložku. Procesy, ktoré sa dokumentujú, sú vaše. Ľudia, ktorí podľa nich pracujú, sú vaši. To znamená, že v prvom roku počítajte s časom kľúčových ľudí na stretnutia, mapovanie procesov a zavádzanie záznamov. Toto nie je strata, je to tá časť, vďaka ktorej systém naozaj funguje, a nie len visí v šanóne na audit. Ale treba s tým rátať v rozpočte aj v kapacitách, lebo inak to dolieha na pár preťažených ľudí a projekt sa vlečie.

Keď si firma túto položku uvedomí dopredu, rozhodne sa triezvejšie: či má interný čas, alebo či sa jej oplatí časť práce preniesť na externého konzultanta a vlastných ľudí zaťažiť menej.

Certifikát platí tri roky, rozpočet tiež

Ešte jedna vec, ktorá prekvapí firmy uvažujúce len o jednorazovom náklade. Certifikát ISO 9001 platí tri roky, ale nie je to „zaplatím raz a mám pokoj“. Certifikačný orgán počas tých troch rokov vykonáva každoročné dozorné audity, ktoré overujú, že systém stále žije. Po troch rokoch nasleduje recertifikačný audit, ktorým sa certifikát obnovuje.

Preto realistický pohľad na náklady nie je jedno číslo v prvom roku, ale trojročný rozpočet: príprava a certifikácia v prvom roku, potom udržiavanie a dozorné audity v ďalších dvoch. Pre firmy, ktoré nemajú interného manažéra kvality, býva lacnejšie a pokojnejšie riešiť toto udržiavanie externe mesačným paušálom než zamestnávať špecialistu na plný úväzok, ktorý po certifikácii nemá plné vyťaženie.

Čo s tým, ak chcete reálne číslo pre svoju firmu

Pásma vyššie vám dajú predstavu, ale rozhodovať sa podľa nich je ako odhadovať cenu domu podľa počtu izieb. Konkrétne číslo vznikne až vtedy, keď sa niekto pozrie na vaše procesy a povie, kde stojíte voči požiadavkám normy.

Presne na to slúži vstupná GAP analýza: prejdeme vašu súčasnú situáciu voči požiadavkám ISO 9001:2015, identifikujeme medzery a z toho vznikne konkrétny rozsah práce aj harmonogram. Robíme ju bezplatne a bez záväzku, lebo je to aj v našom záujme, nemá zmysel naceniť projekt naslepo. Ak zvažujete certifikáciu a chcete vedieť, čo to reálne znamená pre vašu firmu v eurách aj v čase, napíšte nám a dohodneme si ju.