Obsah

V predchádzajúcom článku som vzdialené a hybridné audity označila za oblasť, kde sa dá v audite najviac získať aj najviac pokaziť. Tu je sľúbené pokračovanie, tentoraz prakticky. Čo sa dá rozumne overiť cez obrazovku, čo patrí na miesto a ako to rozdeliť tak, aby výsledok obstál pred audítorom aj pred vami samými.

Čo sa v norme naozaj zmenilo

Stručne, lebo detail je v predošlom článku. Vo vydaní 2018 bolo vzdialené auditovanie okrajová možnosť - niečo, po čom siahnete, keď cesta na miesto nevyjde. Nové vydanie s tým narába inak. Vzdialené a hybridné audity sú zabudované do celého životného cyklu auditu, od plánovania programu cez prípravu až po zber dôkazov a závery. Norma sa pritom opiera o technickú špecifikáciu ISO/IEC TS 17012:2024, ktorá dáva konkrétnejší návod na to, ako vzdialený audit pripraviť a viesť.

Pre prax to znamená jeden posun. Rozhodnutie, či časť auditu urobíte na diaľku, prestáva byť núdzové riešenie a stáva sa vedomou voľbou, ktorú robíte podľa rizika a podľa toho, aký dôkaz vlastne potrebujete vidieť.

Čo sa dá overiť na diaľku a čo patrí na miesto

Toto je jadro celej veci, tak konkrétne.

Na diaľku ide spoľahlivo všetko, čo má podobu informácie. Dokumentácia a záznamy, politiky, zápisnice z porád, registre rizík, plány školení. Rozhovory s ľuďmi o tom, ako proces funguje, kto za čo zodpovedá a ako reagujú na nezhody. Náhľad do informačných systémov cez zdieľanie obrazovky, napríklad do ERP, helpdesku alebo softvéru na riadenie kvality, kde sa dá naživo prejsť, ako sa eviduje reklamácia alebo ako sa schvaľuje dodávateľ. Aj prehľad KPI a ich vyhodnotenie.

Na miesto patrí to, čo treba vidieť na vlastné oči a často aj cítiť. Fyzická prevádzka a výroba, sklad, manipulácia s materiálom, stav a údržba zariadení, dodržiavanie pravidiel v teréne. Sem patrí aj čosi ťažšie uchopiteľné - atmosféra na pracovisku, či ľudia robia veci tak, ako sú napísané, alebo len na papieri. Skúsený audítor to z obrazovky nevyčíta.

Hybridný audit je presne tá kombinácia. Dokumentačnú a rozhovorovú časť spravíte na diaľku, ideálne ešte pred návštevou, a na miesto si necháte to, čo si vyžaduje fyzickú prítomnosť. Často to znamená kratší a sústredenejší pobyt na mieste, lebo prípravu máte vybavenú vopred.

Vzdialená metóda a virtuálna lokalita nie sú to isté

Nové vydanie zaviedlo do návodu pojem virtuálna lokalita a tu sa oplatí dať pozor na rozdiel, ktorý sa ľahko poplieta. Vzdialená metóda je o tom, ako auditujete, čiže či ste fyzicky na mieste alebo cez obrazovku. Virtuálna lokalita je o tom, čo auditujete, čiže miesto, kde proces alebo informácia reálne žije, aj keď nemá adresu na mape. Keď časť činnosti beží v cloude alebo ľudia pracujú z domu, auditujete virtuálnu lokalitu, a to aj vtedy, keby ste sedeli priamo v sídle firmy.

Prečo na tom záleží už pri plánovaní. Ak si tieto dve veci popletiete, ohraničíte audit nesprávne. Do rozsahu auditu patria aj virtuálne lokality, kde sa proces odohráva, a metódu k nim volíte zvlášť. V praxi to znamená, že cloudovú prevádzku alebo prácu na diaľku pomenujete v rozsahu auditu ako lokalitu a až potom sa rozhodnete, či ju overíte na diaľku alebo na mieste.

Rozhodnutie urobte v pláne, nie počas auditu

Rozhodnutie o tom, čo pôjde na diaľku, nepatrí na začiatok auditu. Patrí už do plánovania programu auditov a potom do plánu konkrétneho auditu. Norma to viaže na ciele auditu a na riziko, a to je dobrá pomôcka aj pre vás.

Pri každom audite si položte pár otázok. Aké riziko nesie tento proces pre organizáciu? Dá sa dôkaz, ktorý potrebujem, overiť cez obrazovku tak, aby som mu vedela veriť? Je auditovaná strana technicky pripravená zdieľať to, čo budem chcieť vidieť? A nekomplikuje vzdialený prístup dôvernosť?

V praxi to vyzerá tak, že audit nákupu, zmlúv alebo riadenia dokumentácie pokojne zvládnete na diaľku, kým audit výrobnej linky alebo skladu si necháte na miesto. Dôležité je, aby ste túto voľbu vedeli zdôvodniť. Keď sa vás na to opýta certifikačný orgán alebo vedenie, odpoveď „lebo sa to tak dalo” nestačí.

Spoľahlivosť dôkazov, alebo kde sa dá najviac pokaziť

Toto je miesto, pred ktorým som varovala. Pri vzdialenom audite vidíte presne to, čo vám druhá strana ukáže, a nič viac. To je pohodlné pre auditovaného a zradné pre audítora.

Najčastejšia pasca je nacvičená ukážka. Keď niekto zdieľa obrazovku a prechádza záznamy, ktoré si dopredu pripravil, vidíte vyčistenú verziu reality. Bránite sa tomu jednoducho - vzorky určujete vy, nie auditovaná strana. Požiadajte o konkrétny záznam, otvorte tento mesiac, vyfiltrujte tohto dodávateľa, ukážte mi poslednú reklamáciu, nie tú pripravenú. Navigujte naživo, nepúšťajte si prezentáciu.

Druhá vec sa týka elektronických dôkazov. Záznam na obrazovke nie je dôveryhodnejší než papier len preto, že je na obrazovke. Pýtajte sa, kto k nemu mal prístup, či sa dal upraviť a čo hovorí história zmien a časové pečiatky. Práve toto je dôvod, prečo nové vydanie od audítora očakáva aj povedomie o digitálnych nástrojoch a informačnej bezpečnosti.

A ešte jedna vec. Nové vydanie je pri dôkazoch prísnejšie v zásade, ktorú treba brať vážne - keď zbierate dôkazy na diaľku, počítajte s tým, že to prináša ďalšie obmedzenia a neistoty, a zohľadnite ich v záveroch. Ak vám niečo na diaľku nesedí alebo to nedokážete spoľahlivo overiť, je to legitímny dôvod presunúť bod na miesto.

Dôvernosť a bezpečnosť dát počas vzdialeného auditu

Vzdialený audit otvára otázku, ktorú audit na mieste rieši menej často. Pri zdieľaní obrazovky sa ľahko odhalí to, čo nemalo byť vidieť - osobné údaje zamestnancov, ceny v zmluvách, údaje tretích strán. Dohodnite si vopred, čo sa bude zdieľať a čo nie, a ako sa naloží s tým, čo náhodou prebehne cez obrazovku.

Nahrávanie auditu riešte zvlášť. Ak ho chcete nahrávať, potrebujete súhlas, jasný účel, miesto uloženia a lehotu, po ktorej sa záznam zmaže. Toto organizácie podceňujú a pritom ide o spracúvanie osobných údajov so všetkým, čo k tomu podľa GDPR patrí. Zdieľané dokumenty posielajte cez bezpečný kanál dohodnutý vopred, nie cez súkromný e-mail alebo chat, kde sa stratí prehľad, kde dáta skončili.

Toto nie je formalita navyše. Je to presne tá časť kompetentnosti audítora, ktorú nové vydanie pridalo, prenesená do bežného dňa.

Technika, ktorá rozhodne, či audit vôbec dobehne

Vzdialený audit padá alebo stojí na drobnostiach, ktoré s normou nesúvisia, ale rozhodujú o výsledku.

Spojenie a nástroje otestujte pred auditom, nie počas neho. Prvých dvadsať minút strávených hľadaním, prečo nefunguje zdieľanie obrazovky, vám zoberie čas aj sústredenie. Majte záložný plán pre výpadok, čo i len dohodu, že pri prerušení prejdete na telefón alebo presuniete bod programu. Pri zahraničných pobočkách a dodávateľoch myslite na časové pásma. A vzdialený audit nenaťahujte na osem hodín v kuse - únava z obrazovky je reálna, rozdeľte ho na kratšie bloky s prestávkami.

Časté chyby, ktoré z praxe vídam

Naplánovať na diaľku to, čo treba vidieť. Obhliadka výroby cez mobil v ruke majstra nie je obhliadka. Uvidíte cez ňu zlomok prevádzky a presne to, čo vám chcú ukázať.

Spoľahnúť sa na to, čo ukáže auditovaná strana, bez vlastných vzoriek. Audit vediete vy.

Podceniť dôvernosť pri zdieľaní obrazovky a nahrávaní. Raz odhalené osobné údaje sa nedajú vziať späť.

Nemať plán B, keď vypadne spojenie. Stane sa to vždy v najhoršej chvíli.

Čo s tým teraz

Ak máte program auditov postavený podľa vydania 2018 a aktuálny, nemusíte ho búrať. Prejdite ho a pri každom audite dopíšte, čo sa dá spoľahlivo overiť na diaľku, čo patrí na miesto a prečo. To „prečo” je dôležitejšie než samotné rozdelenie. Doplňte do kritérií kompetentnosti audítorov prácu s digitálnymi nástrojmi, posúdenie elektronických dôkazov a dôvernosť pri vzdialenom prístupe.

Pre slovenské firmy ešte jedna poznámka. Norma ISO 19011:2026 je zatiaľ medzinárodné vydanie a prevzatie do sústavy STN je samostatný krok, ktorý v čase písania tohto článku ešte neprebehol. Označenie STN sa preto môže od medzinárodného líšiť, kým ÚNMS SR normu neprevezme. Sledujeme to a budeme o tom informovať.

Ak teraz nastavujete vzdialené a hybridné audity do svojho programu alebo školíte audítorov na prácu s nimi, ozvite sa. Naše školenia o norme ISO 19011 aj poradenstvo k programu auditov vychádzajú z našich skúseností z interných, dodávateľských a externých auditov, vrátane toho, čo pri vzdialenom audite zvykne zlyhať.